Vječito u žurbi? Vječito kasnite? Vječito zaboravljate bitne stvari, a to vas duboko frustrira? Ili stvari držite pod kontrolom, ali uz ogroman napor i odricanje? Dobra organizacija lijek je koji možete dozirati prema vlastitom nahođenju, bez opasnosti od predoziranja i neželjenih nuspojava.
Eliminiranje kradljivaca vremena vodi i do viška vremena, odnosno do slobodnog vremena, kojim ćete raspolagati onako kako vi želite.
Zanimljivo je znati da što više vremena trošimo planirajući naše aktivnosti, stvaramo i više vremena za te aktivnosti. Mnogi poslovni ljudi i manageri u vječnom traganju za vremenom čine grešku nastojeći organizirati vrijeme. Umjesto toga treba organizirati sebe, jer vrijeme je neukrotivo. Vještine koje treba savladati želimo li sami sebe organizirati su iste vještine kojima organiziramo i svoju radnu okolinu: sposobnost planiranja, delegiranja, organiziranja, upravljanja i kontroliranja.
Postoje i metode kojima ćemo povećati našu efikasnost, ali i stvoriti više slobodnog vremena i osobnog zadovoljstva. Evo kako biti učinkovitiji na radnom mjestu:
- koristite PDA, osobni džepni kalendar
- kako ne bi bespotrebno nosili 2 uređaja, telefon i organizer, dobro rješenje je smartphone
- radite zabilješke kada se dosjetite nečega vezanog uz radni proces na svom osobnom organizatoru ili računalu
- koncentrirajte se na jednu stvar
- obavezno radite back upove svojih projekata
- koristite check liste za stvari koje obavljate
- uspostavite efikasnu radnu rutinu
- pronađite način da automatizirate posao
- kada zateknete sebe kako se kontinuirano bavite nebitnim stvarima, pronađite način da posao automatizirate ili ga delegirajte na druge
- organizirajte često postavljana pitanja i odgovore u FAQ ili template
- napravite vremenski plan izvršenja svih projekata i kada se to od vas ne traži
- poslužite se post-it naljepnicama kako bi označili napredak i status projekta
- koristite sve dostupnije time trackere, organizirajte vrijeme po projektima i aktivnostima, jer to će vam pomoći realno ocijeniti posao i vrijeme utrošeno na njega
- kreirajte to-do liste na dnevnoj bazi i to prema prioritetima, a tako ih i obavljajte
- koristite li više digitalnih kalendara, primjerice na džepnom i osobnom računalu, redovito ih međusobno usklađujte
- koristite kratke jednostavne upute za rutinske zahvate
- pitajte ljude koji nisu uključeni u problem ili proces za mišljenje o mogućem rješenju, jer ćete na taj način dobiti svježe ideje
- svoje projekte nosite sa sobom u avion, tramvaj, liječničku čekaonicu. Dobro će vam doći za popunjavanje "praznog hoda".
- prije nego napustite ured, ostavite na stolu najvažnije projekte za sutra i organizirajte ih prema prioritetima
- nemojte rezervirati svaku minutu tijekom dana, budite fleksibilni očekujući neočekivano.
Dnevnu ćete rutinu pospješiti i najjednostavnijim zahvatima tako da:
- mailbox podijelite na više foldera
- drugačijim bojama označite status svakog maila (primjerice: important - crvena boja, work - narančasta, personal - zelena, to do - plava i done - ljubičasta) ili pak zastavicama označujte status poruke
- svoj radni stol održavate čistim i redovito na njemu ažurirate papire
- kada nešto upotrijebite, vratite na njegovo mjesto.
A kradljivci vremena?
U svakom poslu postoje i kradljivci vremena, odgovorni za ometanje procesa rada i "prazan hod". Na njih se ne treba ljutiti, ne treba ih izbjegavati, već je potrebno unaprijed ih predvidjeti i onemogućiti. Napravimo zajedno jedan takav popis kradljivaca vremena:
- ometanje telefonom
- ometanje posjetom
- sastanci
- nedostatak planiranja
- neodlučnost i odlaganje
- zadaci koje smo trebali, a nismo delegirali na druge
- nepotpuni podaci
- nejasna komunikacija
- nedostatno tehničko znanje
- stres
- nesposobnost odbijanja, tj. ne znati reći "ne"
- loša organizacija radnog stola i osobna dezorganizacija.
Identifikacija glavnih kradljivaca vremena olakšat će vam organizaciju, no nemojte zaboraviti i na one sasvim osobne i vama svojstvene, koji neprestano stoje između vas i posla. Potrebno je pokazati krutu volju i još kruću ruku. Ne zaboravite da onesposobljavanje i eliminiranje kradljivaca vremena vodi i do viška vremena ili slobodnog vremena, kojim ćete raspolagati onako kako vi želite.
Upoznati sa svim aspektima dobre organizacije, nemojte dozvoliti da vaš perfekcionizam utječe na postizanje rezultata. Gledajte uvijek naprijed, ne dozvoljavajući suvišnoj analizi da vas paralizira. Na kraju, imajući dobru organizaciju u malom prstu, reći ćemo vam da ipak i prije svega i dalje ostanete ljudi.
